środa, 17 lipca 2013

Ustawa o zamówieniach

Wiele krwi w nauce napsuła ta ustawa i psuje niestety nadal. Zgodnie z ustawą powstaje konieczność wdrażania procedury przetargowej w przypadku droższych zakupów (o ile wiem >14000 Euro) , która to procedura trwa długo i jest zupełnie niedostosowana do realiów nauki.

Ale chciałbym zapytać o zakupy poniżej tej progowej kwoty obligującej do przetargu - jaka jest procedura gdy chcemy kupić (my, czyli pracownicy uniwersytetu, instytutu PANowskiego itp.) coś tańszego? Temat ten warto ruszyć z dwóch powodów: (1) znaczna część zakupów w grantach to są właśnie drobne rzeczy, czasami kupowane już w terenie, podczas badań, a więc bezpośrednio przez pracowników naukowych, (2) mam wrażenie, że bałagan obowiązujący w strefie 0-14000 E jest naprawdę spory i każda jednostka wdraża inne procedury i przepisy wewnętrzne. 

Przykład: w pewnym Instytucie PANowskim administracja wymyśliła, że każdy (!) zakup musi być poprzedzony rozpoznaniem rynku udokumentowanym na piśmie przez pracownika naukowego. W efekcie profesor przed zakupem np. szczotki drucianej (potrzebnej mu np. do czyszczenia skrzynek lęgowych) której koszt wynosi 7 zł, musi rozpoznać rynek tychże szczotek i udokumentować na piśmie, podając adres sklepów w których ceny szczotek sprawdzał, że wybierał spośród kilku ofert i wybrał najtańszą. Jest to moim zdaniem szczyt głupoty, ale takie mamy realia w nauce w Polsce. Z kolei inny instytut ustawił próg 5000zł i wszystkie zakupy poniżej tej kwoty można kupić z wolnej ręki, bez żadnej dokumentacji i rozpoznania rynku.

Stąd moja prośba o wrzucenie konkretnych rozwiązań dotyczących zakupów poniżej 14.000 Euro - im więcej konkretów tym lepiej, jeśli ktoś może podać (choćby anonimowo) nazwę jednostki gdzie dana procedura jest stosowana, to świetnie. Myślę, że taka lektura wszystkim dobrze zrobi.

michał żmihorski

17 komentarzy:

  1. Na UW praktycznie wszystko trzeba poprzedzic zapytaniem ofertowym. Ostatnio dotyczylo to wydruku plakatu za 17 złotych... Przy pewnej wprawie daje się to przeżyć, ale czasem jest niełatwo...

    OdpowiedzUsuń
  2. To najwyraźniej bardzo zależy od Wydziału - ja, również UW, zasadniczo większość odczynników, drobnego sprzętu kupuję z wolnej ręki. Przetargi wyłącznie na duży sprzęt i oczywiście komputery.

    OdpowiedzUsuń
  3. u nas (PAN, Wwa) to się zmieniało - był limit 150zł, potem był 400zł, potem znieśli w ogóle... Generalnie nikt nie wie jak jest zgodnie z przepisami więc administracja bardzo asekuracyjnie do tego podchodzi, likwidując wszystkie limity i wprowadzając rozpoznanie rynku obligo dla wszystkich zakupów.

    Znam rozwiązanie z pewnego NGOsa, gdzie wprowadzono wewnętrzny przepis mówiący, że jeśli potencjalny zysk z rozpoznania rynku nie jest wart czasu i pracy pracownika to można kupić z wolnej ręki. W praktyce to oznacza 3000zł limit.

    Jak jest gdzie indziej? Jak jest na UJocie, w IOPie, na UAMie?? Bydgoszcz, Toruń???
    Ludzie, nie wykręcajcie się, napiszcie coś!

    OdpowiedzUsuń
  4. Z tego co slyszalem to limit (prog wolna reka/oferty) zalezy od decyzji kierownika jednostki i wewnetrznych regulaminow. W miejscu gdzie pracuje (PAN) tak wlasnie jest i jakis czas temu zmieniono limit z 3500 na 5000 zl. Klopot bywa z tym ze dany rodzaj sprzetu, materialy, uslugi ma sie kumulowac w ciagu roku w calym instytucie a trudno przewidziec od poczatku roku kto ile bedzie potrzebowal zamowic z danej kategorii (poza zaplanowanymi zakupami na duze kwoty ktore wpadaja z automatu w przetargi).

    Przy okazji moze inne pytanie czesciowo zwiazane z tematem? Jak jest z organizacja zakupow tj. jak w innych instytutach rozwiazane jest zalatwianie ofert, zamowien, faktur itp? W miejscu mojej pracy wiekszosc z tego realizowana jest indywidualnie przez pracownikow naukowych kierujacych grantami/tematami (co jest znacznym obciazeniem czasowym), ale wiem ze w innych jednostkach bywaja specjalne etaty dla osob ktore zalatwiaja cala ta biurokracje (kierownik grantu/tematu jedynie zleca znalezienie ofert, wypisanie zamowienia, podpisuje faktury itp.).

    OdpowiedzUsuń
  5. Z tych wpisów wynika jedno - jest jakaś ustawa, ale przepisy wykonawcze robione są na dole, w uniwersytetach na wydziałach, w PAN-ie w instytutach i jest tu duża dowolność. Na Uniwersytecie Wrocławskim praktycznie nic nie można kupić z wolnej ręki, a wartość ewentualnych zakupów liczy się sumując całą pulę wydziałową, a to oznacza, że cały sprzęt, odczynniki itd. muszą przejść przez przetarg. Ostatnio chcieliśmy kupić myjkę ultradźwiękową w cenie do 400 zł. Znaleźliśmy w ofertach internetowych model, który nas interesował, oferenta w najniższej cenie, ale i tak musieliśmy rozpisać na to przetarg. Zgłosiły się firmy oferujące ten model za kwotę 2x wyższą niż ta najtańsza z internetu. Oferent internetowy poinformował nas, że nie przystąpi do przetargu bo ma bardzo złe doświadczenia z UWr w kwestii przetrzymywania faktur, a sklepy internetowe opierają się na szybkich przepływach płatności. Unieważniliśmy przetarg, szef poświęcił parę dni na wychodzenie odpowiednich komórek w centrali i w drodze wyjątku pozwolono nam na kupno tej myjki za 400 zł z wolnej ręki (można jednak coś wychodzić co wskazuje, że interpretacje przepisów jest w dużej mierze dowolna). Cała procedura trwała 7 miesięcy.
    W przypadku zakupów drobnych (papiernicze itp.) na UWr ogłasza się przetarg na firmę zaopatrującą i tylko u niej można takie rzeczy kupować, podobnie ze sprzętem i gadżetami komputerowymi - tylko w firmie, która wygra przetarg (komputery i drogi sprzęt elektroniczny można kupować tylko w dwa określone terminy w roku - jak się spóźnisz musisz odczekać pół roku). Wygrywa firma, która zaproponuje najniższe ceny. Efekt - najpodlejsze papiery ksero, a kalka techniczna, której my używamy zarówno do rysowania jak i produkcji klisz poligraficznych są tak podłej jakości, że do ekstra prac kupujemy ją za prywatne pieniądze w firmowych sklepach internetowych.
    Jest jeszcze jeden problem w związku z sygnalizowaną nowelą ustawy o zamówieniach publicznych. Na UWr na każdym wydziale jest etat osoby, która tylko się tym zajmuje. Nowela spowoduje, że byt tych etatów zostanie zagrożony. Znając możliwości tworzenia mechanizmów obronnych przez biurokrację spodziewam się, że interpretacje nowej ustawy będą szły jednak w kierunku stworzenia możliwie maksymalnie utrudniających zakupy przepisów wykonawczych, aby utrzymać te wszystkie etaty i stworzenie wrażenia niezbędności tych osób w zakupach. Bardzo bym chciał się mylić w tej sprawie ale lata pracy na uczelni skłaniają mnie do pesymizmu.

    OdpowiedzUsuń
  6. Z tego co ja rozumiem ustawa reguluje procedury powyżej kwoty progowej (14tys.), to co się dzieje poniżej jest regulowane przez wewnętrzne przepisy firmy. Obowiązuje tu próg roczny, czyli jeśli dana kategoria produktów przekroczy rocznie sumę 14000euro to musimy robić przetarg, nawet jeśli nie kupujemy wszystkich na raz. Stąd - tak się domyślam - "noworoczne postanowienia" czyli deklaracje pracowników co chcą kupić w najbliższym roku.

    Co do pytania o specjalne komórki administracyjne - niestety w mojej jednostce (PAN wwa) wszystko załatwiają naukowi, czyli to profesor/adiunkt szuka ofert w sklepach, notuje ceny i przedstawia administracji z uprzejmą prośbą o pozytywne rozpatrzenie sprawy propozycję zakupu w tej lub innej firmie...

    OdpowiedzUsuń
  7. Było kilka lat temu jakieś orzeczenie sądu czy też interpretacja urzędu, że zamówienia podobnych drobniejszych artykułów trzeba traktować łącznie, tzn. nie 1 komputer tylko wszystkie komputery kupione przez UW (w skali zdaje się roku) musiałyby kosztować poniżej progu. Nie mam czasu tego teraz szukać, w każdym razie na UW nastąpiła w związku z tym spora zmiana, bo to pismo poszło do rektora i odpowiednich działów i wzywało do takiego traktowania zamówień.

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. tak, to jest jasne i w pewnym sensie logiczne (jeśli jakiejkolwiek logiki możemy się dopatrywać w całej Ustawie), ale co gdy chcę jako jedyny w skali jednostki w danym roku kupić wkręty fosfatowane z dużym skokiem gwintu (kilogram, koszt ok 10 zł)? (To autentyczny przypadek, nie żart!) Czy jest jakiś przepis, który obligowałby mnie do dokumentacji na piśmie rozpoznania rynku takich wkrętów?

      Usuń
    2. Ten przepis Michale ustala właściwy dział administracyjny w jednostce albo wręcz bezpośredni przełożony jeżeli takiego działu nie ma. Żadna ustawa ani przepisy wykonawcze wyższego rzędu takimi pierdołami się nie zajmuje (byłem dyrektorem dużego instytutu i wcale nie było mi łatwiej). Porównywałem praktyki w różnych uczelniach i poza takimi nienaruszalnymi zasadami jak te łączne planowanie zakupów istnieje duża dowolność w interpretacji. Na jednych takie zakupy są od ręki, na innych trzeba złożyć ofertę (samemu znajdując producentów lub sprzedających), lub tak jak w UWr prawie każdy zakup wymaga przetargu. Samo podwyższenie kwoty w noweli ustawy pewnie nieco ułatwi zakupy, ale ich formę mogą komplikować jednostki administracyjne aby uzasadnić swój byt i niekoniecznie poczujemy dużą ulgę.

      Usuń
    3. Ok, to już jakiś konkret, dziękuję! Czyli, przynajmniej teoretycznie, sprawna administracja w jednostce może nam bardzo ułatwić życie w przedziale do 14tys E. Warto wiedzieć i warto wymagać tego od administracji.

      Byłoby świetnie gdyby udało się znaleźć kilka przykładów wewnętrznych przepisów zwalniających przynajmniej część zakupów z rozpoznania runku (zakupów do 14tys. Euro)

      może ktoś rzuci jakiś konkret? temat coś słabo się rozwija mimo, że wszyscy narzekają...

      Usuń
    4. Nawiązując do mojej wypowiedzi z 02:05 zaobserwowałem, że jest duża bojaźń w podejmowaniu decyzji w sprawie zakupów przez dyrektorów i dziekanów. Dlatego na UWr na każdym wydziale powołano te stanowiska pełnomocników do przetargów. W ten sposób dziekani i dyrektorzy zwolnili się od podejmowania decyzji i przerzucili cały proces decyzyjny na tych pełnomocników. Nie chcę nikogo obrażać ale na te stanowiska powołano osoby, które z rożnych powodów nie spełniły się zawodowo np. nie robiły postępów w nauce (bynajmniej nie są to osoby oblatane w prawie itp.). Robią one wrażenie jeszcze bardziej bojaźliwych i, być może, bojąc się utraty pracy nie są skłonne do odważnej interpretacji ustawy, która szła by na rękę zainteresowanym. Zmuszanie do przetargów lub szerokich ofert zabezpiecza te osoby przed podjęciem samodzielnej i być może ryzykownej w przypadku kontroli decyzji.

      Usuń
    5. u nas w PAN tak właśnie to działa - całą administracją kieruje osoba, która nie sprawdziła się w nauce, więc wszystko mocno kuleje, rozpoznanie przepisów jest marne, a chęć do podejmowania decyzji ułatwiających życie pracowników naukowych bardzo niewielka

      Usuń
  8. A u nas wygląda to tak:

    http://www.umk.pl/uczelnia/dokumenty/biuletyn/prawo/inc/zalaczniki/Z_Rektora_116_2011_z1.pdf

    m.

    OdpowiedzUsuń
  9. W naszym Instytucie, oprócz zamówień publicznych i obowiązującej je kwoty (52 000 PLN/rocznie na dany zakup czy usługę), obowiązuje jeszcze jedno istotne rozporządzenie wewnętrzne: jednostkowy zakup na kwotę powyżej 8 000 PLN wymaga umowy między Instytutem a wykonawcą/sprzedawcą. W umowie tej określa się m.in. specyfikację produktu czy usługi (analogicznie do umowy określonej przetargiem). Umowa taka jest formalnym zabezpieczeniem przed nierzetelnym wykonaniem usługi czy zakupionym produktem. To forma dbałości o wydatkowanie pieniędzy publicznych.
    Przykład z zakupem szczotek drucianych wydaje się śmieszny, ale w ten sposób dyrekcja tego instytutu zabezpiecza się przed audytami finansowymi.

    OdpowiedzUsuń
  10. Fakt, że największą zmorą są nie przepisy ustawodawcy, a przepisy wewnętrzne jednostek naukowych. Moim zdaniem, ich absurdalność bierze się głównie ze strachu przed audytami (urzędnicy przede wszystkim dbają o siebie - i chyba nie można ich za to winić...).

    Na UJ, na szczęście, każdy grant jest traktowany indywidualnie (tj. nie ma sumowania), więc jak np. kupuję komputer, nie muszę się przejmować tym czy ktoś inny na moim wydziale też planuje taki zakup. Na mojej uczelni problemem są jednak progi wewnętrzne - zakup do 3000 PLN netto z wolnej ręki, pomiędzy 3000 a 10000 PLN netto rozeznanie rynku (trzy oferty z Internetu), powyżej 10000 PLN netto przetarg... Jak się ma 10000 do ustawowych ponad 50000? Te progi wewnętrzne są zdecydowanie za niskie! Z wolnej ręki powinny być zakupy do 10000 PLN netto, rozeznanie rynku pomiędzy 10000 a 30000 PLN netto, a przetarg powyżej 30000 PLN netto.

    Ponadto, zmorą jest opisywanie faktur oraz ich droga przez całą ścieżkę administracyjną: mój podpis, podpis dyrektora instytutu, podpis dziekana, kontrasygnata kwestora i wreszcie podpis prorektora... PO CO TO WSZYSTKO??? I tak przecież to ja jestem odpowiedzialny za realizację grantu. Ci "wszyscy święci" umyją ręce, jeśli przyjdzie co do czego, a koszt tej ścieżki jest taki, że cała procedura trwa tygodnie (nie daj boże ktoś jest na urlopie...).

    Nie wystarczyłby podpis mój i dyrektora instytutu? Byłoby szybciej, sprawniej, a i odpowiedzialność mniej rozmyta.

    OdpowiedzUsuń
  11. Niestety, nie Ty odpowiadasz za realizację grantu. Umowa na jego realizacje jest podpisywana pomiędzy (pro)rektorem a NCNem. Już kiedyś to tu dyskutowaliśmy przy innej okazji. Dlatego tyle podpisów. Ale powiem Ci jedną ciekawostkę. Dowiedziawszy się kiedyś, że UJ traktuje każdy grant z osobna zapytałem, czy i u mnie na uczelni nie można by tak samo. Odpowiedź człowieka, który zna przepisy dot. zamówień: do pierwszej kontroli. Tak więc miejmy nadzieję, że urzędnicy na UJ znają przepisy lepiej niż na prowincji, bo jeśli nie, to kontrola niku może Wam nieźle namieszać. A co do podpisów. Właśnie sprawdziłem swoje zamówienie sprzed miesiąca na płyn do mycia naczyń. Zakup ze środków NCN. Na zakup dwóch kanistrów 5L Ludwika potrzebnych było 5 podpisów, w tym kwestora i kanclerza oraz moje dodatkowe pismo wyjaśniające, że Ludwik jest potrzebny do prowadzenia badań.
    Mój apel jest następujący: zamknijmy wszystkie wydziały ekonomii i prawa/administracji na uczelniach, bo jak w tym tempie przybywać będzie urzędupasów, to Chiny nie będą produkować niczego innego, jak tylko atrament do długopisów, którymi będziemy podpisywać debilne dokumenty!

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. To zmienić przepis na taki, że umowa jest zawierana między szefem instytutu i NCNem...

      Usuń